Mindfulness in azienda: a cosa serve davvero nel lavoro

Negli ultimi anni la Mindfulness è entrata sempre più frequentemente anche nel mondo del lavoro.

Aziende, manager e professionisti la utilizzano per affrontare problemi molto concreti: stress, difficoltà di concentrazione, pressione continua, relazioni complesse, conflitti e necessità di prendere decisioni in condizioni non sempre semplici.

Ma parlare di Mindfulness in azienda non significa semplicemente trasferire qualche esercizio di meditazione all’interno dell’orario di lavoro.

La pratica può certamente offrire strumenti utilizzabili durante la giornata. Il suo valore più interessante, però, emerge quando ciò che impariamo attraverso la pratica comincia a modificare il modo in cui riconosciamo e affrontiamo ciò che accade mentre lavoriamo.

Per capire a cosa può servire davvero, partiamo quindi dalle situazioni nelle quali questa capacità può fare una differenza concreta.

Ridurre lo stress e il rischio di burnout

La riduzione dello stress è uno dei motivi principali per cui la Mindfulness viene introdotta nei contesti aziendali e la pratica può avere un ruolo anche nella prevenzione del burnout.

Attraverso la pratica possiamo imparare a riconoscere prima alcuni segnali della pressione: tensione, accelerazione, stanchezza, irritabilità, pensieri che continuano a occuparsi del lavoro e difficoltà a recuperare.

Possiamo inoltre fare esperienza di pratiche che aiutano a ridurre l’attivazione e recuperare maggiore equilibrio, attraverso il respiro, la percezione del corpo e altre forme di pratica.

Allo stesso tempo possiamo riconoscere quanto continuiamo ad alimentare alcuni stati attraverso preoccupazione, rimuginio, bisogno di controllo o difficoltà a interrompere mentalmente il lavoro.

La Mindfulness non elimina le cause dello stress, ma può aiutarci a riconoscere e regolare il nostro stato e ad accorgerci quando la pressione sta diventando troppo elevata o persistente.

Migliorare attenzione e concentrazione

Una parte importante della pratica di Mindfulness consiste nell’allenare l’attenzione.

Portiamo l’attenzione, per esempio, al respiro o alle sensazioni del corpo. La mente si distrae, ce ne accorgiamo e riportiamo l’attenzione dove avevamo scelto di mantenerla.

Nel lavoro accade continuamente qualcosa di simile.

Email, messaggi, notifiche, telefonate e passaggi da un’attività all’altra possono frammentare l’attenzione. Altre volte siamo noi a lavorare su qualcosa mentre la mente è già impegnata nell’attività successiva o in un problema ancora irrisolto.

La Mindfulness non elimina le distrazioni.

Allena la capacità di accorgersi che l’attenzione è stata catturata e di riportarla intenzionalmente a ciò che stiamo facendo.

La stessa capacità di accorgerci di ciò che sta succedendo diventa importante quando non è soltanto l’attenzione a muoversi automaticamente, ma siamo noi a reagire a qualcosa che accade.

Riconoscere le reazioni prima che diventino comportamenti

Una mail che non ci aspettavamo, un errore di un collaboratore, una critica o una nuova richiesta quando siamo già sovraccarichi possono produrre una reazione immediata.

Possiamo rispondere bruscamente, sentirci attaccati, interrompere qualcuno o accettare un nuovo impegno pur sapendo di non avere spazio.

Gli automatismi non sono necessariamente un problema. La difficoltà nasce quando una reazione diventa l’unica risposta che riusciamo a mettere in campo.

La pratica di Mindfulness può aiutarci a riconoscere ciò che accade mentre la reazione si sta formando: l’irritazione, l’impulso a rispondere, il corpo che si irrigidisce, la mente che prepara già una replica.

Non significa diventare sempre calmi.

Significa che tra ciò che accade e quello che facciamo può diventare disponibile qualche possibilità in più.

Prendere decisioni riconoscendo anche lo stato dal quale decidiamo

Immaginiamo che durante una riunione un collaboratore metta in discussione una nostra decisione.

In un momento potremmo essere interessati a capire meglio la sua osservazione. Dopo una mattinata difficile, con diverse urgenze da gestire e la sensazione di essere continuamente sotto pressione, potremmo vivere la stessa osservazione come una contestazione o un’ulteriore complicazione.

La situazione può essere la stessa.

Ciò che cambia è anche lo stato dal quale la stiamo affrontando.

Pressione, fretta, irritazione o paura di sbagliare possono partecipare al modo in cui valutiamo ciò che sta accadendo.

La Mindfulness non ci dice quale decisione prendere. Può però aiutarci a riconoscere più chiaramente che cosa appartiene alla situazione e che cosa stiamo portando noi dentro quella situazione.

Potremmo confermare la stessa decisione oppure accorgerci che vale la pena ascoltare ancora, fare una domanda o considerare un’alternativa.

Le nostre reazioni producono reazioni negli altri

Nel lavoro le conseguenze delle nostre reazioni non finiscono con noi.

Se davanti a un errore rispondiamo immediatamente con irritazione, un collaboratore può mettersi sulla difensiva. La sua difesa può aumentare la nostra irritazione e portarci a diventare ancora più rigidi.

Ciò che era iniziato da un problema concreto può trasformarsi in una dinamica relazionale.

Le nostre reazioni possono generare reazioni negli altri e quelle reazioni possono tornare a influenzare noi.

La Mindfulness può aiutarci a riconoscere quando una conversazione non riguarda più soltanto il problema da affrontare, ma sta diventando una successione di reazioni reciproche.

Riconoscerlo non significa cedere. Possiamo continuare a dire di no, correggere un errore, sostenere una posizione o affrontare un conflitto senza essere necessariamente trascinati dalla dinamica che si sta creando.

Mindfulness e leadership: quando il nostro modo di reagire influenza un gruppo

Quando abbiamo responsabilità nei confronti di altre persone, questo meccanismo può avere conseguenze ancora più ampie.

Un responsabile che reagisce sistematicamente agli errori aumentando il controllo può portare i collaboratori a esporsi meno, chiedere più conferme ed evitare iniziative.

Il responsabile vede allora persone sempre meno autonome e può interpretare proprio questa riduzione dell’autonomia come la conferma che sia necessario controllarle ancora di più.

Per questo riconoscere il proprio modo di reagire, per chi ha responsabilità di leadership, riguarda anche l’effetto che il proprio comportamento può produrre nel modo in cui gli altri lavorano.

Negli anni di insegnamento della Mindfulness ho incontrato imprenditori e dirigenti che inizialmente guardavano alla pratica soprattutto come a uno strumento per gestire meglio la pressione.

Ricordo in particolare le parole di un imprenditore che, raccontando la propria esperienza con la meditazione, disse:

“Quando ho iniziato a meditare, sono riuscito a rimanere più calmo e concentrato nella mia leadership, senza perdere quel ‘vantaggio’ che credevo mi avesse fatto avere successo. Gradualmente sono diventato più consapevole di me stesso e più sensibile all’impatto che stavo avendo sugli altri.”

La pratica non gli aveva permesso soltanto di sentirsi meglio sotto pressione.

Gli aveva permesso di vedere qualcosa del proprio modo di esercitare la leadership che prima vedeva meno chiaramente.

Come viene utilizzata concretamente la Mindfulness in azienda

Le applicazioni possono essere molto semplici.

Prima di una riunione possono essere dedicati alcuni minuti al respiro e alla percezione del corpo per lasciare l’attività precedente e portare maggiormente l’attenzione a ciò che sta per iniziare.

Dopo una telefonata difficile o un momento particolarmente stressante, una breve pratica può aiutare a riconoscere e regolare il proprio stato prima di passare immediatamente all’attività successiva.

Durante il lavoro possiamo accorgerci dell’impulso a controllare ogni notifica e riportare intenzionalmente l’attenzione al compito che abbiamo scelto di svolgere.

In una conversazione possiamo riconoscere che stiamo preparando la risposta invece di ascoltare.

Davanti a una mail che ci irrita possiamo aspettare prima di rispondere.

Sono applicazioni semplici.

E possono essere utili.

Permettono di portare nella giornata lavorativa capacità che altrimenti rischierebbero di rimanere confinate al momento della pratica.

Ma proprio qui può nascere uno degli equivoci più frequenti su cosa significhi realmente introdurre la Mindfulness in azienda.

Quando la Mindfulness diventa soltanto un modo per tornare a funzionare

Sono stressato → faccio due minuti di respirazione → torno a produrre.

Riunione importante → un minuto di silenzio → ora siamo tutti concentrati.

Giornata pesante → cinque minuti di decompressione → ripartiamo.

Non c’è necessariamente qualcosa di sbagliato in queste pratiche.

Il limite è pensare che la Mindfulness sia questo.

Se viene utilizzata soltanto come uno strumento per riportare rapidamente una persona in uno stato più funzionale al lavoro, perdiamo una parte fondamentale di ciò che la pratica può insegnare.

Lo stesso rischio esiste quando introdurre la Mindfulness significa semplicemente offrire ai dipendenti l’abbonamento a un’app con meditazioni guidate, esercizi per rilassarsi o tracce per ridurre rapidamente la tensione.

Il problema non è l’app in sé.

Può fornire uno strumento, facilitare l’accesso a una pratica e renderla disponibile in qualsiasi momento.

Il problema nasce quando l’accesso a un’app viene fatto coincidere con l’apprendimento della Mindfulness, o quando l’obiettivo delle pratiche diventa semplicemente produrre rilassamento ogni volta che compare uno stato di tensione.

Un’app per rilassarsi non equivale a imparare la Mindfulness.

E soprattutto la Mindfulness non consiste nel cercare di sostituire continuamente uno stato che non ci piace con uno stato più piacevole.

Rilassarsi può essere uno degli effetti della pratica. Non è ciò che la definisce.

Il rischio, altrimenti, è utilizzare la Mindfulness come una sorta di strumento di manutenzione: abbassare temporaneamente la tensione, recuperare concentrazione e tornare nelle stesse condizioni senza interrogarsi su ciò che continua a produrre quella tensione.

Dalla tecnica alla consapevolezza del proprio modo di lavorare

Una pratica di due minuti può aiutarmi a recuperare attenzione prima di una riunione.

Ma imparare la Mindfulness dovrebbe progressivamente permettermi anche di riconoscere qualcosa di più.

Perché arrivo continuamente alle riunioni già sovraccarico?

Perché ogni notifica produce in me una sensazione di urgenza?

Perché davanti all’errore di un collaboratore reagisco sempre nello stesso modo?

Perché continuo a lavorare mentalmente anche quando la giornata è finita?

Che cosa succede nel mio corpo quando sono sotto pressione?

Quanto continuo ad alimentare alcuni stati attraverso il modo in cui penso, mi preoccupo e reagisco?

Queste domande spostano il lavoro dalla semplice gestione del singolo momento alla consapevolezza del proprio modo di funzionare mentre lavoriamo.

E possono far emergere anche una domanda ancora più importante:

questa pressione è qualcosa che devo imparare a regolare oppure mi sta mostrando un problema reale nel modo in cui stiamo lavorando?

Perché non tutto ciò che genera stress deve essere affrontato aumentando la capacità individuale di gestirlo. Il problema può trovarsi anche nei carichi di lavoro, nell’organizzazione, nelle responsabilità poco chiare, nella comunicazione o nelle dinamiche relazionali.

Utilizzare la Mindfulness soltanto per adattare meglio le persone a queste condizioni significherebbe perderne proprio una delle possibilità più interessanti: vedere più chiaramente ciò che sta accadendo.

E ciò che possiamo imparare a vedere non riguarda necessariamente soltanto noi.

Anche un’organizzazione può costruire i propri automatismi

Le persone lavorano insieme ogni giorno.

Reagiscono l’una all’altra.

Interpretano comportamenti.

Si adattano.

E alcune di queste dinamiche, quando vengono ripetute abbastanza a lungo, possono diventare modi abituali di funzionare insieme.

Un responsabile reagisce all’incertezza aumentando il controllo.

I collaboratori imparano progressivamente a chiedere conferma prima di agire.

La loro autonomia diminuisce.

Il responsabile vede persone che prendono poche iniziative e aumenta ulteriormente il controllo.

Oppure un errore genera immediatamente la ricerca di chi lo ha commesso.

Le persone imparano a proteggersi.

Diventano meno disponibili a esporsi e gli errori vengono comunicati più tardi.

O ancora, ogni nuova richiesta viene trattata come urgente.

Le persone interrompono continuamente ciò che stanno facendo.

L’attenzione diventa sempre più frammentata e proprio questa frammentazione aumenta la sensazione di non riuscire mai a stare al passo.

A un certo punto non stiamo più osservando soltanto la reazione di una singola persona.

Stiamo osservando un modo di funzionare che le persone continuano a costruire insieme.

Anche un’organizzazione può costruire i propri automatismi.

Naturalmente la Mindfulness non sostituisce un intervento sull’organizzazione, sulla leadership, sui carichi di lavoro o sui processi.

Ma la consapevolezza allenata attraverso la pratica può contribuire a rendere più visibili dinamiche che, proprio perché diventate abituali, possono non essere più riconosciute.

Ed è qui che il significato della Mindfulness in azienda può diventare più ampio.

La Mindfulness può cambiare anche il modo in cui guardiamo al lavoro

La Mindfulness in azienda può aiutare a ridurre lo stress, migliorare l’attenzione e riconoscere le proprie reazioni. Ma il suo contributo può andare oltre i benefici per la singola persona.

Diventare più consapevoli di ciò che accade mentre lavoriamo può rendere visibili anche dinamiche e automatismi che influenzano il funzionamento dell’organizzazione, ma che proprio perché abituali tendiamo a non riconoscere più.

Riconoscerli significa creare la possibilità di mettere in discussione ciò che fino a quel momento abbiamo semplicemente continuato a ripetere.

Forse è questo il contributo più interessante della Mindfulness in azienda: non insegnare alle persone a sopportare meglio il modo in cui lavorano, ma rendere possibile riconoscere ciò che impedisce all’organizzazione di funzionare meglio.